Relationships di dalam Microsoft Access

 

Relationships adalah diagram yang menyatakan hubungan atau korelasi antara satu field didalam suatu table dengan field pada table lainnya berdasarkan kunci tertentu. Relationships umumnya digunakan untuk table-table yang mempunyai hubungan tertentu, dimana pada table yang satu tersimpan field primary key dan pada table yang lain terdapat field foreign key. Adapun foreign key adalah field kunci yang boleh lebih dari satu record didalam table. Dengan demikian, data pada masing-masing table dapat terkelompok sesuai dengan primary key nya, sehingga tidak akan tertukar. Lihatlah contoh relationships yg saya ambil dari contoh file Northwind.mdb, sbb:

 

 

Pada gambar diatas, field CustomerID pada table Customer disebut primary key (PK) dan field CustomerID pada table Orders disebut foreign key (FK). Terlihat pada diagram relationships diatas beberapa table dengan symbol 1 (one) sebagai primary key dan symbol ∞ (many) sebagai foreign key, hal ini menandakan bahwa jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Syarat membuat relationships adalah kedua field yang akan dihubungkan tersebut harus mempunyai jenis (data type) yang sama. Misalnya didalam database Northwind.mdb diatas, field SupplierID pada table Suppliers dihubungkan dengan field SupplierID pada table Products, field ProductID pada table Products dihubungkan dengan field ProductID pada table Order Details. Kita tidak bisa menghubungkan field dengan data type text dengan field dengan data type number, jadi harus memiliki data type yang sama.

 

Jenis relationships dibagi menjadi tiga, yaitu:

 

1. One to One, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan hanya dengan satu record data pada table lainnya.

 

2. One to Many, yaitu satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu record data pada table lainnya.

 

3. Many to Many, yaitu lebih dari satu record data pada suatu table dihubungkan dengan lebih dari satu record data pada table lainnya.

 

 

Untuk membuat relationships, masuk ke ribbon Database Tools -> Relationships.

 

 

Kemudian pada navigation pane, klik & drag table-table yang hendak dibuat relationshipsnya. Lalu kiri field pada suatu table, kemudian tahan (tombol kiri mouse jangan dilepas) dan geser ke field lainnya. Proses ini disebut juga klik & drag. Ketika proses klik & drag berakhir maka akan muncul kotak dialog Edit Relationships sebagai berikut:

 

 

Saya menyarankan agar checkbox Enforce Referential Integrity ini selalu diberi tanda centang. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

 

· Enforce Referential Integrity, pilihan ini digunakan untuk memastikan bahwa foreign key pada suatu table terdapat juga pada primary key didalam table lainnya.

 

· Cascade Update Related Fields, pilihan ini digunakan untuk mengupdate secara otomatis foreign key pada suatu table jika primary key didalam table lainnya berubah. Pilihan ini akan aktif jika Enforce Referential Integrity telah dipilih.

 

· Cascade Delete Related Record, pilihan ini digunakan untuk menghapus foreign key pada suatu table jika primary key didalam table lainnya dihapus. Pilihan ini akan aktif jika Enforce Referential Integrity telah dipilih.

 

 

Silahkan klik dua kali garis yang menghubungkan antara suatu field dengan field lainnya, misalnya saja garis pada field SupplierID pada table Suppliers. Maka akan muncul gambar sbb:

 

 

Pada gambar diatas terlihat jenis relationships yang digunakan adalah One to Many. Untuk mengedit jenis relationships ini, Anda dapat mengklik tombol Join Type. Maka akan muncul kotak dialog seperti pada gambar sbb:

 

 

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

 

· No 1: Inner Join, ini adalah join type yang disetting oleh Access secara default. Inner join yaitu hubungan dimana record didalam kedua table dikombinasikan atau disatukan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam kedua table tersebut.

 

· No 2: Left Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kiri dikombinasikan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam table sebelah kanan.

 

· No 3: Right Outer Join, yaitu hubungan dimana semua record didalam table sebelah kanan dikombinasikan didalam satu query dengan syarat hanya untuk record yang nilainya ada didalam table sebelah kiri.

 

Join type ini sebenarnya tidak perlu disetting pada saat pembuatan relationships, karena ia dapat dibuat menggunakan query. Jadi saya tidak menganjurkan Anda untuk merubah join type yang sudah disetting secara default oleh Access.

 

 

Untuk menghapus relationships, klik kiri garis yang menghubungkan antara suatu field dengan field lainnya, misalnya saja garis pada field SupplierID pada table Suppliers, kemudian tekan tombol Delete pada keyboard. Maka kini relationships sudah dihapus.